Bedrijfsvoering

Organisatie
Ruim 300 betrokken en gedreven medewerkers zetten zich dagelijks in voor Beverwijk en Wijk aan Zee. Zij werken samen aan de uitdagingen van nu en morgen.
Om de ambities van het gemeentebestuur waar te maken, willen wij een sterke en wendbare organisatie zijn, met gezonde medewerkers die hun vak verstaan. Een inclusief en divers personeelsbestand staat hier voorop. Wij willen een aantrekkelijk werkgever zijn, waar medewerkers met plezier werken volgens de organisatie(kern)waarden en waar ruimte is voor (persoonlijke) ontwikkeling. Wij willen collega’s binden, boeien en behouden voor onze gemeente. Medewerkers worden bij ons gezien, gehoord en gewaardeerd om wie ze zijn en wat ze kunnen. 
Conclusie van het onderzoek van Rijnconsult (2019) is dat de organisatie toekomstbestendig en redelijk efficiënt is, met kanttekeningen. Met de uitkomst van het onderzoek is het college, in samenwerking met de ambtelijke organisatie, aan de slag gegaan om verder richting te bepalen. In het opgeleverde rapport staan een aantal aanbevelingen om de organisatie nog beter en sterker te maken.
Voorbeelden hiervan zijn: vergroten van het strategisch vermogen, opzetten van programmatisch en projectmatig werken, ontwikkelen van een visie op de organisatie, evalueer en leer. De aanbevelingen zijn opgenomen in het programmaplan behorend bij de doorontwikkeling. In 2022 zijn we gestart met de uitvoering van het programma en in 2023 is dit verder uitgevoerd.
Het programmateam organisatieontwikkeling heeft de doelen en bijbehorende aanbevelingen uitgewerkt en grotendeels geïmplementeerd. De missie, visie en kernwaarden van de gemeentelijke organisatie zijn vormgegeven. In 2024 werken we verder gewerkt aan het integreren van de missie, visie en kernwaarden in de interne organisatie.
Werving en behoud
De krapte op de arbeidsmarkt is zichtbaar binnen onze organisatie. Daarom investeren we in arbeidsmarktcommunicatie en werving en selectie. Het onboarding-programma voor nieuwe medewerkers en leidinggevenden wordt verrijkt zodat de organisatie medewerkers bindt in de cruciale eerste maanden en een vliegende start mogelijk maakt.
Minstens zo belangrijk als het aantrekken van nieuw personeel is het boeien, behouden en kunnen bewegen (doorstromen) van onze medewerkers. Daarbij wordt onder andere de Beverwijk Academy verder opgebouwd. Het instrumentarium om strategische personeelsplanning te voeren en te kunnen sturen op in-, door- en uitstroom van vast en extern personeel moet beter. Daarom wordt geïnvesteerd in het op orde brengen van de basis door processen te (her)schrijven, uniform te werken en te digitaliseren. Hiernaast wordt de salarisadministratie uitbesteed, om kwetsbaarheid te beperken en continuïteit te garanderen.
We evalueren in hoeverre onze arbeidsvoorwaarden en beloningsbeleid voldoende aansluiten op de huidige arbeidsmarkt. Een evaluatie van het HR21 functiehuis wordt gestart om naast het aantrekken van nieuw potentieel ook oog te blijven houden voor onze positie op de arbeidsmarkt en hierbij recht te doen aan het zittend personeel. Daarbij is oog voor zowel potentiële kandidaten van buiten als zittende medewerkers. Dat doen we binnen de kaders van de Cao Gemeenten 2023.
Inwonersparticipatie
De organisatie ontwikkelt in 2024 beleid en uitvoeringskaders voor inwonersparticipatie. Hierbij worden de aanbevelingen van de Tijdelijke Raadscommissie Inwonersparticipatie (TRIP) geïntegreerd. Door te investeren op inwonersparticipatie vergroten we de vertrouwensrelatie en stimuleren we samenwerking tussen inwoners en bestuur. We weten immers wat er leeft bij de inwoner en ondernemer uit de gemeente. De ambitie is om middels inwonersparticipatie alle belangen helder in beeld te krijgen, te laten zien welke afwegingen er zijn gemaakt en hierna zorgvuldig aan besluitvorming te doen.  
ICT en informatiebeveiliging
Op ICT-gebied gaan we aan de slag met een ICT-roadmap, waarmee we de komende jaren keuzes kunnen maken die hierbij aansluiten. Hierbij komen zaken als SaaS, Azure, de “moderne werkplek”, beveiliging en risicobeheersing aan de orde. Ook de opgezette soft- en hardware contractenbank (CMDB) geeft ons beter inzicht in de bestaande contracten en de voorwaarden daarbij.
In de afgelopen jaren zijn we vooral bezig geweest de beveiliging op een hoger niveau te brengen. Vanaf tweede helft 2023 zijn we daarnaast ook bezig met het beter uitrusten van de gebruikers met meer gebruiksvriendelijke hard- en software. Mobiele telefonie en laptops worden uitgeleverd en Office365 zal breder in de organisatie worden uitgerold. In 2024 pakken we ook de werkplekken op kantoor op, zodat deze beter aansluiten bij de wensen van deze tijd. Uiteraard blijven we de ICT-infrastructuur verbeteren en brengen we de beveiliging op een nog hoger niveau.
Wat betreft informatiebeveiliging en privacy gaan we door met het implementeren van de informatiebeveiligingsmaatregelen op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de privacy maatregelen op basis van de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG en de Wet Politiegegevens (WPG).
Informatiemanagement
Op het terrein van Informatiemanagement en archief volgen we de landelijke ontwikkelingen, zoals de Digitale Agenda 2024, het eenmalig opslaan-meervoudig gebruik principe, relevante wetgevingen zoals Woo, Wmebv en de vernieuwde archiefwet. Onze informatievisie is hierop afgestemd en is richtinggevend voor het zo effectief en efficiënt mogelijk inrichten van de informatievoorziening, rekening houdend met digitale ethiek (beveiliging, privacy en transparantie van informatie en gegevens).
Procesmanagement
In het verlengde hiervan professionaliseren we procesmanagement binnen de gemeente. Dit loopt door in 2024, waarbij rollen, regels, verantwoordelijkheden en afspraken gemeentebreed worden vastgelegd. Processen worden geïnventariseerd, geprioriteerd, uitgewerkt, vastgelegd en verbeterd om de organisatie overzichtelijker en efficiënter te maken.
Infra
In het kader van huisvesting en vergaderlocaties zullen in 2024 een aantal aanpassingen plaatsvinden, met name in het Stadhuis. Deze hebben te maken met vervanging, zoals vloerbedekking en schilderwerk, maar ook met het beter aansluiten bij de behoeften in de huidige tijd. Het gaat met name over modernisering van vergaderruimtes en het beter ondersteunen van het hybride werken en vergaderen. Ook de ervaring van onze inwoners bij een bezoek aan het Stadhuis wordt hierbij meegenomen.
Financiën
In 2024 zullen we verder werken aan het digitaliseren van de financiële processen. Dit betreft interne processen zoals de P&C cyclus en externe processen zoals het verwerken van inkomende en uitgaande facturen. Hiernaast zorgen we voor betere financiële management informatie om de sturing op de gemeentelijke financiën verder te professionaliseren.
Overhead
Onder de overhead vallen de kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Om inzicht te geven in de overhead, is deze verdeeld in de volgende onderdelen:

1. Onder personeel vallen de personeelslasten van het management van de totale organisatie en de medewerkers van de ondersteunende teams. Onder de ondersteunende teams vallen communicatie, juridische zaken, HR, salarisadministratie, ICT, facilitaire zaken, bestuursondersteuning, financiën & control. Opleidingskosten en vergoedingen voor woon-werkverkeer worden ook tot de personeelslasten gerekend. In 2024 zijn de lasten hoger vanwege het incidentele budget voor de doorontwikkeling van de organisatie.
2. Tot de ICT kosten worden de kosten gerekend voor hard- en software en (mobiele) telefonie voor algemeen gebruik en de kosten voor hard- en software voor de ondersteunende teams. De hard- en software die direct toe te rekenen zijn aan activiteiten staan geraamd op de betreffende taakvelden (vb. softwarekosten voor de Basisregistratie personen (BRP) staan geraamd binnen taalveld 0.2  Burgerzaken). De fluctuatie in de lasten komt door kapitaallasten van reeds gedane ICT investeringen. De kapitaallasten van de toekomstige ICT investeringen staan begroot op taakveld 0.8 overige baten en lasten.
3. De huisvestingskosten bestaan uit alle kosten gerelateerd aan het stadhuis en het bedrijfsgebouw. Dit zijn onder andere de kapitaallasten, onderhoudskosten, diverse belastingen en heffingen, gas-, water- en elektriciteitskosten en verzekeringspremies. Onder facilitaire kosten vallen o.a. de kosten van kantoorbenodigdheden, papier en de huur van printers. Door aflopende kapitaallasten lopen de huisvestingslasten af.
4. Uitbestede bedrijfsvoering zijn werkzaamheden die tot de overhead worden gerekend volgens de BBV, maar die zijn uitbesteed aan derden. Het gaat om kosten voor o.a. het externe archief, verzekeringen, inkoop- en aanbesteding, beveiliging, catering, reprografie en schoonmaak.